Você sabe como aplicar o mapeamento de processos à sua empresa?

Frequentemente as organizações se deparam com problemas como retrabalho, ineficiência, tarefas não bem estruturadas e falta de controle de seus processos. Tais impasses, apesar de muitas vezes se mostrarem como pequenos e facilmente solucionáveis, acabam afetando a eficiência produtiva da empresa, gerando perda de tempo e dinheiro.

Cabe ao administrador buscar soluções eficazes que irão gerar resultados positivos. Para isso, uma boa alternativa pode ser o mapeamento de processos, o qual se baseia na representação de forma clara e objetiva de todos os procedimentos que compõem o funcionamento de uma empresa, permitindo um melhor controle e visualização de cada tarefa. A representação desses processos é feita através de organogramas, buscando detalhar ao máximo cada passo da tarefa analisada.

Mas quais são as etapas de um mapeamento de processos?

1. Planejamento

Consiste na definição de como e quais processos serão analisados, além de como será realizada a coleta dos dados necessários para o mapeamento, podendo ser a partir da análise de documentos disponibilizados pela empresa ou através de relatos advindos dos envolvidos com as tarefas. Essa etapa revela a importância do envolvimento do cliente com o projeto, tendo em vista que quanto maior o volume de informações fornecidas acerca dos processos, mais assertivo será o mapeamento.

2. Mapeamento

Essa é a etapa principal. A partir dos dados coletados é feita a descrição detalhada de cada tarefa existente no processo produtivo da empresa. O mapeamento fornece um panorama da realidade organizacional, para que então seja realizada uma análise mais aprofundada, apontando quais os pontos fortes e fracos dos processos existentes.

3. Agenda de melhorias

Nessa etapa é feita a análise do mapeamento realizado, avaliando o funcionamento e a eficácia dos processos. Assim, são identificadas as possíveis falhas existentes e são consideradas as melhorias que podem ser realizadas, visando otimizar o funcionamento da cadeia operacional.

Apresentadas as etapas de um mapeamento de processos e como realizá-lo, ainda podem existir dúvidas acerca dos benefícios dessa ferramenta para sua organização. Com isso, listamos alguns dos resultados positivos provenientes de tal ação, sendo eles:

• Eliminar o retrabalho e tarefas de baixo valor agregado;

• Identificar as falhas produtivas;

• Definir os responsáveis por cada etapa e processo;

• Gerar uma visão clara acerca de tudo que ocorre dentro da organização;

• Definir padrões de procedimentos operacionais, facilitando sua execução;

• Estimar os recursos e o tempo necessário para o desempenho de cada tarefa.

Por fim, é possível perceber a importância do mapeamento para que a empresa obtenha controle e eficiência dos processos existentes em sua cadeia produtiva, sendo a técnica ideal para o amadurecimento do negócio. Quando as falhas da sua empresa são reduzidas, ela se torna mais competitiva e melhor conceituada diante de seus clientes.

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Victória Carvalho

Gerente de Projetos da Ibmex