• Redator Ibx

Diagnóstico de limitações: como e por que fazer

O diagnóstico de limitações é um procedimento que se mostra necessário para qualquer empresa, de qualquer porte ou tamanho, que queira trabalhar sempre da maneira mais eficiente possível, evitando desperdícios tanto de materiais quanto de tempo, dinheiro e esforço de seus colaboradores. Podemos afirmar que pessoas são seres imperfeitos e por isso suas criações são passíveis de erros e falhas, logo é imprescindível que o gestor saiba reconhecer as deficiências e limitações de sua organização, de modo a buscar contínuo aperfeiçoamento. Nesse sentido, o diagnóstico de limitações é uma ferramenta de fundamental importância para contribuir no processo de identificação e correção dos defeitos das empresas.

O que são falhas ou limitações?

Entende-se por falhas tudo aquilo que não funciona da forma que deveria: uma máquina defeituosa, um equipamento de proteção faltante, ou um funcionário que não trabalha de forma adequada. Já as limitações são tudo aquilo que impede de algo de funcionar em sua total capacidade: fluxo de caixa ou de matérias-primas insuficientes para determinada produção, um sistema de distribuição de mercadorias ineficiente, equipamentos ultrapassados que tornam a produção mais lenta, etc. Tudo isso é convertido na forma de danos financeiros para a empresa, afinal, o processo não é eficiente como deveria, o que pode gerar desperdícios e perda de capacidade produtiva.

Então, como diagnosticá-las?

Para o gestor, nem sempre é fácil identificar questões pontuais que possam prejudicar ou até mesmo já estejam atrapalhando a realização de determinadas tarefas dentro do empreendimento. Quando se planeja uma atividade, espera-se que ela seja desempenhada corretamente e que a forma escolhida para a execução seja a mais adequada. Contudo, a realidade nem sempre é essa: imprecisões são mais comuns do que imaginamos e nem sempre estão claras à primeira vista. Por isso, na hora de tentar identificar os gargalos da empresa, é necessário que o gestor esteja preparado para abandonar seus vieses de como as coisas deveriam ser, para então olhá-las como elas são.

Nesse sentido, o diagnóstico de limitações se divide em duas partes, sendo elas:

· Premissas Operacionais

Aqui deve-se analisar tudo aquilo que impacta diretamente na capacidade de produção ou de execução de um serviço. Inclui-se estrutura física (prédios, galpões, estoque), processo de captação de clientes, pós-venda, distribuição das tarefas entre os funcionários, relação com fornecedores, precificação e formas de pagamento, embalagens, logística e muito mais. Nessa parte, deve-se identificar como cada componente funciona e qual seu impacto na empresa, sua sinergia (ou falta dela) com as outras partes, buscando indicadores que mostrem possíveis falhas ou limitações nas suas respectivas funções.

· Premissas Financeiras

Deve ser analisado tudo aquilo que é importante para a rentabilização da atividade da empresa. Sobretudo é relevante olhar para a receita, despesas e gastos, lucros e prejuízos, bem como suas variações em um determinado período de tempo (mensal, trimestral, anual). Também é relevante observar como é feito a contabilidade, se há registro claros e detalhados de todas as entradas, saídas, contas, recebíveis, movimentações, de modo a permitir que análise e o diagnóstico sejam feitos de forma mais precisa.

Diagnosticando e reestruturando as limitações

Após todo esse processo de pesquisa e coleta de dados, é importante mantê-los organizados em forma de texto ou até, se possível, em forma de fluxogramas ou documentos que descrevam detalhadamente como cada procedimento ocorre dentro da empresa, bem como o funcionamento de sua estrutura como um todo. Dessa forma, fica mais claro e, consequentemente, mais fácil visualizar e identificar em quais etapas ou componentes de determinados processos estão com problemas, de maneira a tornar mais assertiva à formulação de ações visando corrigi-los ou até mesmo reestruturando todo o processo, caso seja necessário.

Após o planejamento das correções a serem adotadas ou reestruturação de determinados processos, deve-se repetir a etapa anterior de registro e documentação das atitudes a serem tomadas, atentando-se às ferramentas, procedimentos e estratégias que serão adotados como forma de melhoria nos processos, com base naquilo que faz mais sentido para a demanda da situação. Ademais, tenha certeza de que todos os colaboradores tenham consciência das mudanças implementadas e se certifique que elas estejam sendo seguidas de maneira correta.

Conclusão

Ressaltamos a necessidade de que a análise dos processos deve ser feita de forma imparcial para facilitar a identificação e correção das falhas e/ou limitações. Para isso, é importante manter uma comunicação certeira, concisa e transparente com os funcionários, para que esses colaborem com todo o processo. Além disso, tenha sempre em mente que o diagnóstico de limitações deve ocorrer com frequência conforme sua empresa cresce e novas atividades são incorporadas na sua rotina.

Conrado Ferreira

Consultor de Projetos

Ibmex - Consultoria Empresarial Jr

Contato:

Tel: (31) 4101-1121 &

(31) 9 8654-0274

comercial@ibmex.com.br

Endereço:

Av. Carandaí, 863, 2º andar - Bairro Funcionários, Belo Horizonte, MG 30130-060

Redes Sociais:

  • LinkedIn - círculo cinza
  • Facebook - círculo cinza
  • Instagram - Cinza Círculo