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Contabilidade e Certificado Digital: A Importância do Certificado Digital Para os Gestores

· Contabilidade e avanço tecnológico:

Com o advento da comunicação e a modernização dos meios digitais, vários ramos profissionais e serviços têm investido na tecnologia com o intuito de tornar o trabalho mais prático e flexível. No ramo da Contabilidade, isso fica perceptível quando se discute a inserção do certificado digital como uma forma de emitir documentos fiscais, o que garante segurança para os gestores contábeis e aprimora a comunicação com o fisco.


· O que é um certificado digital e por que o sistema foi desenvolvido?

O certificado digital pode ser definido como um arquivo que contém uma assinatura digital, de forma que isso assegure a confidencialidade das informações contidas no documento. Esse sistema foi desenvolvido com o objetivo de evitar os constantes crimes praticados no universo cibernético, que são considerados uma ameaça para a integridade de informações sigilosas. O certificado é usado para a efetuação de assinaturas digitais em várias formas de documentos, como nos formatos PDF, DOC no Word, entre outros.


É totalmente indispensável uma segurança efetiva para que os contadores utilizem essas informações de forma adequada. A assinatura garante também a validade jurídica do documento e funciona como uma identidade digital para uma pessoa física ou jurídica. Outro benefício garantido pelo certificado digital é a redução do tempo e a diminuição da burocracia para assinatura/impressão de um documento.



Imagem 1 – Fonte: https://arquivei.com.br/blog/certificados-digitais-entenda-e-saiba-como-escolher-o-certo-para-sua-empresa/


· Como se dá a emissão desses certificados? Quem pode emitir?

Os certificados digitais podem ser emitidos somente pelas Autoridades Certificadoras (AC) que possuem credenciamento pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – O ICP Brasil. O ICP é um meio hierárquico que articula a emissão dos certificados e identifica virtualmente as pessoas físicas e jurídicas. No Brasil, é utilizado o modelo de certificação de raiz única, que é uma infraestrutura que utiliza chaves públicas nos arquivos.


· Quais são os tipos de certificado?

Para emitir um certificado, o requerente pode optar por vários modelos de apresentação do documento, podendo ser um arquivo digital ou uma mídia física. Os arquivos possuem três modelos: Certificado Digital A1, Certificado Digital A3 e Certificado Digital em Nuvem.


Certificado Digital A1:

Esse modelo, após a emissão, possui a validade de 1 ano (365 dias) e depois desse período, precisa de ser renovado. Nesse tipo de emissão, o documento é instalado no computador e pode ser arquivado em várias máquinas. Porém, durante a instalação do arquivo nos computadores, será solicitada uma senha PIN criada no momento da emissão do certificado.


Certificado Digital A3:

Esse tipo de certificado, diferentemente do A1, possui a validade de 3 anos contados a partir da data de emissão. Esse modelo possui informações armazenadas em um objeto físico, que geralmente se apresenta em dois formatos: SmartCard e Token.


O SmartCard é similar a um cartão de crédito/débito com chip, no qual o solicitante do certificado, se quiser ter acesso ao documento, necessita adquirir uma leitora de cartões e conectá-la na porta USB do computador. Já o Token é um objeto similar a um pendrive e também deve estar conectado à porta USB do computador para obter acesso ao arquivo.



Imagem 2 – Fonte: https://www.unimestre.com/qual-certificado-digital-usar-no-acervo-academico-digital/


Certificado Digital em Nuvem:

Essa é a mais nova modalidade de emissão de certificados digitais, conceituada como uma moderna e atual armazenagem de informações. Esse tipo de arquivo pode ser acessado de qualquer computador, bastando o solicitante possuir acesso à internet e às informações para o login. Com relação ao prazo de validade, o requerente pode escolher entre 1 e 5 anos como prazo de validade desse modelo.


· Processo de emissão do certificado:

Para emitir o certificado, é necessário que o solicitante faça o agendamento do atendimento presencial na Receita Federal para pessoa física ou para o representante legal da Pessoa Jurídica. Após esse processo, durante o procedimento de conferência dos documentos, são emitidas duas senhas eletrônicas: uma durante o atendimento e outra enviada para o e-mail cadastrado.

Quando o modelo de certificado for o tipo A1, a pessoa física/jurídica, possuindo as duas senhas entregues no atendimento presencial, deve fazer o download do arquivo e define a senha PIN, que será requerida no momento da instalação do certificado nos computadores.

Para os certificados A3, a entrega é feita em objeto físico para quem optar pelos modelos SmartCard e Token. Após o agendamento e a validação presencial dos documentos, o certificado A3 é entregue nas mãos da Pessoa Física ou do representante legal da Pessoa Jurídica. Na entrega, eles recebem a senha PIN, que foi solicitada para a fazer a assinatura digital.



Imagem 3 – Fonte: https://docmanagement.com.br/04/05/2019/instituto-fenacon-passa-a-comercializar-dinamo-pocket-para-gestao-e-guarda-de-ate-200-certificados-digitais/


· Conclusão: simplicidade e segurança para a Gestão Contábil:

De um modo simples e prático, os profissionais da contabilidade podem contar com uma simplificação de processos em suas esferas de gestão, já que a introdução do certificado digital possibilita uma maior segurança de informações confidenciais e a redução dos níveis de burocracia para assinatura de documentos, como já explicado no início.

Esse formato de assinaturas digitais já é uma realidade praticada por vários escritórios de contabilidade, cartórios, microempresários e empresas de diversas áreas do mercado, por ser uma maneira menos custosa e mais sustentável de formalizar documentos.




Imagem 4 – Fonte: https://www.contabeis.com.br/noticias/45808/certificados-digitais-emissao-primaria-pode-ser-feita-de-forma-remota/


Fonte consultada:

https://arquivei.com.br/blog/certificado-digital-e-a-importancia-para-a-contabilidade/


Autor: Mateus Pena, Jornalista graduado pelo Uni-BH. Registro Profissional nº 0021831-0/MG