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Como melhorar a tomada de decisões na empresa? Um passo a passo do BI.

Durante muitos anos as decisões dentro das empresas eram baseadas no “feeling” dos administradores, que já tinham experiência em situações parecidas com as que aconteciam e acreditavam que seria a melhor decisão. O problema é que não é bom confiar sempre em intuição ou decisões tomadas baseadas no instinto, por elas não terem bases muito sólidas e nem indícios que será a melhor resolução para o problema ou situação em que se encontra a empresa.




Dessa forma, fez-se necessário começar a pensar em novas formas de tomar decisões mais confiáveis e que tivessem alguma base empírica. Assim surgiu a ideia de Business Intelligence (Inteligência de Negócios), que leva em consideração dados para a tomada de decisão. ­­



O que é o Business Intelligence?


O processo de Business Intelligence(BI) consiste em fazer uma coleta de dados, analisá-los por meio de gráficos e tabelas, e gerar relatórios que descrevem o comportamento de determinadas áreas de sua empresa, para que você possa tomar decisões baseadas neles. Portanto, é usar dados para tomar decisões da forma mais correta possível visando trazer resultados mais positivos para sua empresa.



O BI é um processo que consiste em três passos principais:


- 1ºPasso: Coleta de dados.

Para dar início ao processo do BI é necessário fazer um planejamento de quais dados serão os alvos do estudo, pensando em quais perguntas você precisa responder. É importante ter em mente que quanto mais organizado e quanto mais informações, melhor será o resultado final.

As informações que constam no banco de dados devem estar padronizadas em termos de escrita, de forma que o software utilizado para fazer o BI entenda tudo corretamente. Logo, caso você escreva na aba de “Clientes” da planilha de dados o nome Jõao, ele deverá constar sempre com letra maiúscula, ou seja, com um padrão.


Os dados podem ser coletados de várias formas, por meio de formulários ou pesquisas, por exemplo. Caso queira, você também pode utilizar dados que já existem em diversos setores da empresa, pois em um processo de tomada de decisão, quanto mais informações, mais confiável será sua decisão. Um exemplo é o fluxo de caixa contabilizado ao longo do ano.


Essa fase é essencial pois interfere diretamente na qualidade das decisões tomadas, no sentido de que se não houver um planejamento de quais dados das determinadas áreas de estudo irão responder as suas perguntas, o projeto do BI terá sua eficácia reduzida.



- 2ºPasso: Análise de dados.

O processo de análise consiste em gerar gráficos e indicadores de vários tipos ao realizar o cruzamento dos dados obtidos na fase anterior. A ideia aqui é visualiza-los de formas mais dinâmicas e otimizadas, sempre tomando um certo cuidado com redundâncias ou muita informação na mesma página do relatório. Esses dois pontos tornam o relatório pouco intuitivo, o que dificulta a tomada de decisão por parte do gestor.

O banco de dados de onde você retira suas informações, seja ele em formato de tabela no Excel, SQL Server ou Lista do Sharepoint necessita de uma boa organização. Além disso, o conteúdo deve estar em um formato que a ferramenta em que será gerado o relatório de BI consiga ler, para evitar retrabalhos e outros possíveis problemas.

Vale ressaltar que, para que possamos realizar o estudo utilizando o BI, é necessário o uso de ferramentas ou softwares específicos para essa tarefa.

Um exemplo de ferramenta muito utilizada é o Power BI Desktop, da Microsoft. Seu uso é altamente recomendável por ser um software muito intuitivo, aceitar varias bases de dados diferentes e apresentar uma alta variedade de recursos que otimizar todo o processo – como um marketplace de gráficos. Além do fato de ser gratuito, uma das vantagens do Power BI é a dinâmica das informações: ao clicar em colunas de um gráfico, por exemplo, os outros dados da página do relatório são filtrados automaticamente, e isso ajuda muito na qualidade do estudo e facilita uma análise mais aprofundada dos dados.


- 3ºPasso: Tomada de decisão.

Após a análise dos dados, com os relatórios prontos, você pode começar a estudar como os dados se relacionam e se comportam de acordo com as situações e filtros que estabelecidos. De tal forma, com informações relevantes geradas a partir de dados soltos, você se torna apto a tomar decisões que possuem uma base mais sólida do que apenas o “feeling”.

Por fim, quando o Business Intelligence é incorporado à empresa, passa-se a ter informações muito úteis dispostas de forma dinâmica e simples. Os dados visuais podem alterar a percepção do gestor sobre seu negócio e mostrar uma realidade ainda não conhecida. Dessa forma, você consegue realizar estudos dos dados e ter um processo de tomada de decisão melhor e com uma base mais forte, justo por prover de informações reais das áreas da sua empresa.

Pedro Quintela

Gerente de projetos