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5W2H: Saiba o que é e como aplicá-la em sua empresa

Atualizado: 10 de Out de 2019


Primeiramente iremos começar com o entendimento da ferramenta 5W2H para que, em seguida, possamos saber como, onde e para quê aplicá-la no ambiente de uma empresa.


O que é essa ferramenta?


O 5W2H é uma técnica simples e prática criada no Japão que pode ser útil em inúmeros momentos ou áreas de sua empresa. Ela retrata o diagnóstico do problema e planejamento de uma solução.

À medida que os processos se tornam mais complexos e menos definidos, fica mais difícil identificar seu objetivo, assim como os seus problemas, as oportunidades que surgem e as causas que dão origem aos efeitos sentidos, e são nesses quesitos que o 5W2H atua.


Mas porque irei utilizá-la?


Um dos atraentes dessa ferramenta é o fato de seu uso ser bem simples e, também, seu baixo custo para ser implementado em qualquer ambiente empresarial, ou seja, não será necessário se desfazer de nenhum recurso exorbitante. Na verdade acontecerá justamente o oposto, uma vez que já implementado, o 5W2H irá gerar para a empresa um rápido retorno financeiro.

A ferramenta 5W2H é de extrema utilidade e traz muitos benefícios para a empresa que a implementa com eficiência e seriedade. Uma das maiores vantagens é o crescimento desta empresa de forma saudável e acelerada, além de auxiliar na praticidade de um processo de produção e em todas tomadas de decisões que o direcionam.

Outro ponto importante a ser destacado a respeito da metodologia 5W2H, é que ela pode ajudá-lo a otimizar melhor seu tempo. Como ela segue um modelo pronto, a revisão de estratégias acaba sendo mais rápida e eficaz e o gestor tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas tão estratégicas como ela.

Mas o que afinal significa essa sigla?


Bem, os cinco W significam, na língua inglesa:

-WHAT (o que): O que será feito?

-WHEN (quando): Quando a ação será realizada?

-WHY (por que): Por que tal ação será desenvolvida?

-WHO (quem): Quem será o responsável pela implementação dessa ação?

-WHERE (onde): Onde a ação será desenvolvida?

Já os dois H significam, na língua inglesa:

-HOW (como): Como a ação será implementada?

-HOW MUCH (quanto): Quanto será gasto?

Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, sejam elas de um projeto ou de uma área inteira.


Como funciona e como botá-la em uso?


Em relação a seu funcionamento, a técnica consiste em equacionar o problema de determinado processo produtivo, por exemplo, descrevendo-a por escrito ou no formato de uma tabela. A descrição mostra como o problema é sentido naquele momento particular: Como afeta o processo, as pessoas, que situação desagradável o problema causa.

Um meio da realização dessa ferramenta é o preenchimento de uma tabela que possui todos os pontos a serem tratados nos W e nos H.

Exemplo da aplicação do 5W2H


Para uma melhor compreensão da aplicação da ferramenta 5W2H, um exemplo prático é um ótimo caminho para chegar nesse objetivo. Considerando que uma empresa X relacionada a uma oficina de motos ou carros apresente um problema de iluminação, é de suma importância resolver este problema, uma vez que não seja necessário um alto custo financeiro e o impacto desse problema seja muito grande na empresa.

Então, analisaremos uma possível solução para este cenário hipotético preenchendo cada tópico da ferramenta 5W2H.

Começando com O QUE (WHAT), serão trocadas as lâmpadas do galpão por outras melhores e serão compradas lanternas para o uso dos funcionários.

Em se tratando do QUANDO (WHEN), será definido que o problema será tratado o mais rápido possível. Já tentar comprar o material necessário no dia seguinte.

O POR QUE (WHY) do problema é que os mecânicos estão tendo dificuldades para detectar alguns problemas em algumas peças das motos ou dos carros por causa da iluminação fraca no galpão.

ONDE o problema será resolvido foi definido que as novas lâmpadas e lanternas serão todas colocadas no galpão, à disposição dos mecânicos.

Para resolver o COMO, foi estabelecido que primeiro fosse compradas as lâmpadas e as lanternas no centro da cidade, o mais próximo possível. Depois as lâmpadas serão trocadas e as lanternas guardadas em um lugar de fácil acesso para os mecânicos que desejem usá-las.

Agora QUEM ou QUAIS pessoas serão encarregadas de resolver o problema? O responsável pela oficina irá encomendar as lâmpadas e lanternas adequadas, que serão trazidas por um Office boy. Quando chegarem, um dos mecânicos irá trocar as lâmpadas e colocar as lanternas em seus devidos lugares.

QUANTO que irá custar a aplicação dessas novas lâmpadas? Foi estipulado que custarão aproximadamente 100 reais e 10 minutos para trocar as lâmpadas.


Conclusão


Como vimos no início deste artigo, o uso da ferramenta 5W2H não irá apenas agregar positivamente para a saúde financeira de sua empresa, mas irá, também, poupar muito tempo para diagnosticar um problema e sua solução no ambiente empresarial em que o 5W2H for devidamente implementado.

Após ler este artigo e conhecer um pouco mais sobre o que é e para que serve a ferramenta 5W2H, fica claro que sua utilização é indispensável para qualquer processo produtivo dentro de uma empresa, então o que você, empresário ou empresária, está esperando?


Alexandre Peticacis

Consultor de Projetos